如何用excel制作甘特图,进行工作流管理,最廉价的多人项目进度管理方案,详细过程

2023年3月7日10:45:37 评论 118

最廉价的多人项目进度管理方案,excel制作甘特图,工作流管理,详细教程

来了个小活,要做个多人协作的表格用于项目进度管理,订单完成进度表。大概的需求是这样的。

  1. 要有个甘特图,展现每个项目的进展情况,不同的色块代表不同的阶段。一目了然就能知道不同阶段的大概用时(便于以后找背锅侠,优化用时过长的阶段)。
  2. 不同阶段的负责人,填写不同的表格区域,权限独立(表格不能乱)。
  3. 大概的阶段有,备料,预组装,组装,调试,发货。每个订单,所有的阶段都非必填项,有可以跳过的,也会有并行的情况。
  4. 最好有通知功能,项目有了新进展,其他的同事能够知道。
  5. 最好不要多花钱,这是最重要的一点,这是最重要的一点,这是最重要的一点
  6. 有一帮人需要有观看权限,人数贼多,大概20多人。
  7. 最好有历史记录,便于数据恢复。

看了这个需求我第一想到的是工作流管理软件,效率管理软件,智能表格工具等等

按照价格排序,自然表格工具更便宜,于是度娘了一番,找到这么一个东西。

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这些东西都能满足需求,奈何貌似都要交点儿银子。而且又引入一套新的软件,每个电脑又要装软件,注册账号,累,烦。

金主爸爸没有最抠,只有更抠。

还有没有更便宜的?

琢磨了一下,不就是个甘特图吗,excel就能做,不就是个共享表格吗,腾讯文档就可以。不就要带个通知功能吗?企业微信本身就是个沟通工具,更重要的是,这个玩意不用重新装,公司已经在用了。

那么就试试呗,企业微信里的表格能不能满足需求。

一看,企业微信里有个微盘,微盘里有表格和文档。那些表格不仅支持多人协作,还有浏览历史和修订记录。虽然没找到到底记录多久,但好歹它有这个功能。那种细节等用起来,再问客服就好了。大不了定期自己备份一个就行了。只要便宜不要钱,什么都可以妥协。

试了一下,模板里居然有甘特图表,真TM捡到宝了。

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上手试了试,这个过于简单,多个步骤不好展示,不太适合我们。

每个企业每个流程都有自己的特殊性,还是得自己动手。

研究了一下企业微信表格,看看他都有什么方式进行权限划分,和信息分享。最后就设计了这个的以列作为权限划分的表格。

不同阶段的人拥有编辑对应列的权限。把要填写的东西做个规范,全弄成下拉选择框、勾选或控件。这样就不会有人乱填信息了。

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有了基础表格,再弄个甘特图就好了。丑是丑了些,但是没关系,它便宜呀。

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消息通知等等,可以通过评论的方式添加。企业微信文档的这个功能还是很贴心的。

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权限保护后的单元格虽然不可以编辑,但是人人都可以添加评论,评论里还可@某某人。

如此一来,重要的信息流就打通了。如果闲人工@某人麻烦,想自动根据状态变更去通知,这也不是不可能。待尝试。

交差完活,大功告成。小小遗憾就是不能为每个成员分配独立的视图。如果有带权限独立视图那就更完美了。

测试了一下,这个表格能够满足需求,但是也有瑕疵

用条件格式制作的甘特图,一旦遇到相关单元格更新,色块条就会混乱。

推测的原因是,更新单元格内容后,与之相关的那一条条件格式会被重新执行。它的优先级变高了,其他条件格式被覆盖(触发器不会重新执行所有条件格式)。

用excel制作的一模一样的表格就不存在这个问题。

解决办法,不需要。因为我们这个表,填表的和看进度条的不是一个人。看表的没有编辑权限,所以它看到的甘特图不会出现上面那个问题。

测试的时候怎么办?自己手工刷新在线表格。Ctrl+F5就行了。和刷新网页一模一样。

此外,我还发现一个瑕疵,这个企业微信的表格,条件格式处理的速度很慢。打开表格后,要等上3到5秒,格式才会显示出来。为什么会这样,我也不明白。

后记

我们这个进度表是没有计划完成时间的。为什么没有?因为没法做计划呗,需求方不需要这个。

我想许多小伙伴是需要这个的。计划进度,和实际完成进度。这个做起来也不难。

有两种方式

第一种做到同一行。项目完成后,计划进度条会被实际完成的进度条逐渐覆盖掉

提前完成了可以一目了然的看到,但是超时的无法看到,需要做个辅助列,展示超时的时长。

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第二种,同一个项目,计划做一行,实际完成再做一行。

这种比较直观,但是,填写起来稍显麻烦。

附件:制作甘特图用到的条件格式公式

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应用范围见图

如果要求不高,人们按标准填写,使用下面的简单方式也可以

=AND(BA$2>=$I1,BA$2<=$J1) 99ddff 浅天蓝

=AND(BA$2>=$L1,BA$2<=$M1) 98d7b6浅绿

=AND(BA$2>=$O1,BA$2<=$P1) ff9c99浅红

=AND(BA$2>=$R1,BA$2<=$S1) ffba84浅橙

=AND(BA$2>=$V1,BA$2<=$U1) d58eff浅紫

以此类推

原理很简单,对单元格所在列的顶部日期做判断,属于哪个阶段就配哪个阶段对应的颜色。通过调整各个条件公式的优先顺序,可以控制日期冲突该如何处理。

某天即是阶段1的结束,也是阶段2的开始,约定标记为阶段2即可。当然也可以设置为阶段1,调整优先顺序即可。

进阶版麻烦一些,选项卡!$H$2单元格是个公式=TODAY(),取当前日期。

=AND(if(isblank($I1),false,BA$2>=$I1),if(isblank($J1),BA$2<=选项卡!$H$2,BA$2<=$J1))

=AND(if(isblank($L1),false,BA$2>=$L1),if(isblank($M1),BA$2<=选项卡!$H$2,BA$2<=$M1))

=AND(if(isblank($O1),false,BA$2>=$O1),if(isblank($P1),BA$2<=选项卡!$H$2,BA$2<=$P1))

=AND(if(isblank($R1),false,BA$2>=$R1),if(isblank($S1),BA$2<=选项卡!$H$2,BA$2<=$S1))

这样可以解决各种填写不规范的问题,比如有开始时间,没有结束时间,或是有结束时间,没有开始时间。

如此一来,如果某阶段已经启动,但是并未结束,那么色块将持续到“今天”

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  • 君子仁爱:取之有道。刷新有惊喜,看头像。
  • 原创不易,转载注明出处和链接:https://acg.92ylq.com/anime/excel/
匿名

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